Одним з найбільш перспективних напрямів електронної комерції є так звані електронні закупівлі, що набирають все більшого поширення на ринках державних закупівель розвинутих країн, зокрема Спільного ринку Європейського Союзу.

Фактично електронна закупівля — це не просто новітній спосіб закупівлі, оскільки являє собою проходження та управління у електронному середовищі всіх етапів закупівельного циклу, включаючи маркетингові дослідження, визначення кола економічних агентів (потенційних постачальників), процедури придбання, розміщення замовлень, здійснення поставок і оплат за них, бюджетування і планування закупівель (формування бюджету закупівель та його реалізація).

У зв’язку з цим, загальновизнаним у світі вважається таке визначення електронних державних закупівель:

Використання електронних засобів на кожному етапі закупівельного процесу — від визначення вимог, подання пропозицій до здійснення платежів та потенційного управління контрактами. Фактично це передбачає використання Інтернету та інтерактивних веб-додатків. 

Це визначення досить лаконічно, але точно описує концепцію електронних державних закупівель, яка полягає у використанні електронних засобів на кожному етапі закупівельного процесу — від визначення вимог, подання пропозицій до здійснення платежів та потенційного управління контрактами. У ньому також уточнюється, що процес електронних закупівель забезпечується завдяки використанню мережі Інтернет та веб-додатків. Якщо говорити точніше, процедура електронних державних закупівель передбачає використання спеціально розробленого(их) веб-сайту(ів) та обмін стандартними електронними документами та повідомленнями між замовниками, суб’єктами господарювання та фінансовими установами

Досить часто помилково вважається, що електронні державні закупівлі є окремим видом процедур закупівлі або що вони є абсолютною новизною у закупівельному процесі, ще гірше — коли електронні закупівлі ототожнюються з електронним аукціоном.

У цьому контексті слід зазначити, що використання електронного аукціону як відокремленої процедури закупівель підходить тільки для обмеженого кола закупівель, які потребують визначення докладних специфікацій, які однаково зрозумілі і замовнику, і учасникам аукціону.  Ще одна проблема пов’язана з тим, що незалежні електронні аукціони розглядаються як ніби-то винятково ефективний засіб боротьби з корупцією у сфері закупівель. Практика країн ЄС та інших європейських країн (наприклад, Македонія, Албанія) свідчить, що це не відповідає дійсності, оскільки існує багато випадків змови між суб’єктами господарювання з метою маніпулювання остаточною ціною та визначенням переможця аукціону. Наприклад, широке застосування електронних аукціонів як окремої процедури у Росії не призвело до досягнення відчутних результатів у боротьбі з корупцією, а у Македонії відчутне номінальне зниження цін торгів на початку запровадження обов’язкових е-аукціонів нівелювалося суттєвим подальшим підвищенням фактичної вартості  укладених договорів внаслідок внесення змін до них для підвищення  ціни договору.

У підсумку варто зазначити, що такі електронні аукціони (як окремі процедури) доцільно використовувати як короткострокове рішення для зниження цін і підвищення прозорості закупівель, однак у довгостроковій перспективі вони не зможуть вирішити основні проблеми, які існують у сфері державних закупівель в Україні.

Тобто для розуміння змісту поняття «електронні закупівлі» ключовим моментом є саме електронізація процесу закупівлі, що у порівнянні з класичним „паперовим” процесом дозволяє досягти таких переваг:

•          Нижчі операційні витрати замовників і постачальників – та, як наслідок, нижчі ціни закупівель
•          Прискорення процесу закупівлі та економія часу
•          Ширший загал постачальників
•          Простіше управління закупівельним процесом через автоматизацію необхідних рутинних дій
•          Чіткість та вища прозорість — через розширений доступ до закупівельної інформації, її належна фіксація і збереження без підроблень для кращого відстеження
•          Сприйняття державного сектору як грамотного сучасного і доброякісного партнера
•          Підвищений ризик оскаржень і конфліктних ситуацій внаслідок появи певної залежності державних замовників і постачальників від провайдера(ів), які забезпечують процес е-закупівель (сервіси е-оприлюднення, е-подання, е-оцінки тощо)
•          Додаткові (переважно на етапі впровадження) витрати часу і фінансів (інсталяція обладнання і програмного забезпечення, навчання персоналу, адміністрування електронних систем, їх постійне поновлення та підтримка)
•          Фокусування виключно на ціні та недостатня увага до інших важливих факторів ефективної закупівлі
•          „розслаблений” підхід до класичного процесу закупівлі (сумнівна та хибна концепція «все електронно-автоматично – значить все добре і об’єктивно»).

Вказані переваги мають більшу вагу у порівнянні з потенційними ризиками електронних закупівель, до яких можна віднести:

Тому для досягнення позитивного балансу, за яким обсяг переваг дійсно перевищуватиме обсяг ризиків, при впровадженні е-закупівель слід дуже ретельно і послідовно пропрацьовувати кожну з переваг та ризиків.

Нижче представлені визначення різних етапів електронних закупівель:

1)      Планування: Розробка замовниками річних планів закупівель, які можуть використовуватись для здійснення моніторингу і контролю процедур електронних державних закупівель, та подальше оприлюднення їх на загальнодоступному головному веб-сайті з державних закупівель через Інтернет.

2)      Електронне оприлюднення: Підготовка, створення та опублікування повідомлень про електронні закупівлі на головному веб-сайті з державних закупівель з метою, в першу чергу, забезпечення ознайомлення із ними суб’єктів господарювання та надання їм можливості на них зреагувати.

3)      Електронний доступ: Можливість зареєстрованих суб’єктів господарювання ознайомлюватись на головному веб-сайті з державних закупівель із повною інформацією про процедури закупівлі та технічними вимогами, наприклад, запрошеннями до участі в торгах, запитами цінових пропозицій тощо, які стосуються конкретних повідомлень, шляхом використання засобів електронної передачі даних або завантаження.

4)      Електронне подання пропозиції: Можливість зареєстрованих суб’єктів господарювання реєструвати та подавати через головний веб-сайт із державних закупівель детальні заяви із висловленням зацікавленості, пропозицій конкурсних торгів тощо із використанням засобів електронної передачі даних або вивантаження. Ця процедура передбачає шифрування пропозицій конкурсних торгів з метою забезпечення їх секретності до моменту їх офіційного відкриття для їх вивчення відповідальними особами відповідної установи-замовника.

5)      Електронне присудження контракту: Цей етап передбачає оцінювання кожної поданої пропозиції конкурсних торгів. Процес  електронного присудження контракту передбачає можливість членів комітету з конкурсних торгів або посадовців, відповідальних за проведення процедури закупівлі, вивчити зміст пропозиції, поставити питання відповідному учаснику та дати остаточну оцінку пропозиції дистанційно та з використанням електронних засобів і приватного доступу до Інтернету (тобто віртуальної приватної мережі).

6)      Електронні рамкові угоди та електронні контракти: Ці компоненти включають функції підготовки, зберігання документів, затвердження, використання цифрового підпису, редагування, скасування та укладення контрактів/рамкових угод з використанням електронних засобів на урядовому веб-порталі (або просто в системі ЕДЗ), інтерфейс якого дозволяє електронну передачу даних, що містяться у контрактах/рамкових угодах, зокрема про: специфікацію предмету контракту/угоди, погоджені ціни, строки виконання, місця постачання тощо.

7)      Електронне замовлення: Цей компонент використовується для управління процесом подання та отримання електронних заявок на купівлю в рамках процедур електронних державних закупівель.

8)      Електронне інвойсування: Цей компонент включає функції створення, реєстрування, розсилання та отримання підтвердження одержання рахунків, доступні суб’єктам господарювання, а також функції отримання та приймання рахунків, доступні замовникам.

9)      Електронні розрахунки: Цей етап настає після завершення етапу електронного інвойсування та передбачає забезпечення процедури виплати коштів суб’єкту господарювання після прийняття відповідного електронного рахунка.

Згідно Директив ЄС про державні закупівлі електронний аукціон може застосовуватися при проведенні відкритих, обмежених торгів і переговорної процедури або для укладення контрактів у межах  рамкової угоди. Розміщення контрактів за цими процедурами може здійснюватися через електронний аукціон за рішенням замовника. Електронний аукціон базується або тільки на цінах (контракт надається пропозиції з найнижчою ціною), або на цінах та інших кількісно-вимірюваних параметрах). Замовники повинні заздалегідь опублікувати відповідну інформацію про застосування електронного аукціону в оголошенні про торги, критерії оцінювання, формулу автоматичної оцінки, технічні параметри системи, електронні засоби, що застосовуватимуться тощо. Учасники торгів протягом аукціону надають „покращені” пропозиції, електронна система інформує всіх про рівень цін,  вказує кількість учасників, які вже надали пропозиції, однак не зазначає назви учасників.

4)      динамічні закупівельні системи – форми відкритих електронних аукціонів, коли нові учасники допускаються до подання пропозицій у будь-який момент дії системи та можуть змінювати (покращувати) свої пропозиції.

Варто зазначити, що попри потужний інформаційний фон з цього приводу протягом останніх років, в Україні досі не було розроблено відповідної комплексної стратегії для узгодження діяльності в цьому напрямку, натомість спроби рухів навколо е-закупівель відрізнялися несистемністю та хаотичністю.

Так, у 2012 році на законодавчому рівні були затверджені правила здійснення електронних реверсивних аукціонів. Ці правила передбачали обов’язкове використання реверсивних електронних аукціонів у якості окремої процедури та подальшу розробку відповідних підзаконних нормативно-правових актів. Прийняті під голосними гаслами спрощення процесу закупівель і боротьби з корупцією ці правила навіть своїм виглядом і змістом викликали великі сумніви у дійсності намірів досягти заявлених цілей, натомість складалося враження про просування бізнес-інтересів електронних платформ як спроба створення нового навколотендерного бізнесу. Такі сумніви базувалися на тому, що левова частка правил описувала взаємовідносини між електронними майданчиками, які до того ж мали досить серйозний і спірний вплив на перебіг процедури закупівлі (наприклад, через перевірку вимог реєстрації-допуску до участі, право на відключення доступу у разі не сплати реєстраційного внесу або забезпечення участі у тендері), замовниками, учасниками в частині фінансових взаємовідносин, контролю і нагляду за діяльністю майданчиків. Крім цього, такі положення закону передбачали прийняття 11 підзаконних актів, що апріорі дискредитувало заявлене спрощення від застосування електронних аукціонів.  Ці підзаконні акти так і не були остаточно розроблені та затверджені, але цей приклад ілюструє хаотичність та недоцільність обраного підходу для цього завдання від початку.

У квітні 2014 року в результаті  перегляду Закону України «Про здійснення державних закупівель» та його прийняття у новій редакції зазначений вище підхід до запровадження обов’язкових аукціонів на декількох платформах був скасований. Натомість , у новій редакції Закону був визначений перелік основних правил, що ґрунтуються на концепції, визнаній директивами ЄС про державні закупівлі, згідно з якою електронні закупівлі повинні розглядатися як засіб для здійснення державних закупівель із використанням сучасних інформаційних та телекомунікаційних технологій. Крім цього, електронний аукціон передбачений для застосування як інструмент вибору постачальників серед учасників рамкової угоди.

Поряд з цим, два передбачених законом підзаконних акта Уряду (вимоги до електронних засобів і комунікацій для проведення закупівель в електронному режимі та особливості застосування е-аукціонів для рамкових угод) ще не затверджені.

Незважаючи на відсутність вказаних актів та відповідно можливості спробувати застосовувати наявні можливості для е-закупівель, наприкінці 2014 року були підготовлено декілька проектів законів (декілька депутатських та урядовий законопроект № 1551) про внесення змін до Закону, які мали розширити нормативно-правову базу у сфері електронних закупівель. Зокрема, урядовий законопроект № 1551 передбачав запровадження обов’язкових електронних аукціонів як процедурного способу для певного переліку продукції і певного переліку замовників, які (переліки) мав би затвердити Уряд. Уряд також мав би затвердити докладний процедурний регламент проведення електронного аукціону. Проте, з огляду на потужний резонанс критичних зауважень щодо неоднозначності змісту запропонованих ініціатив (як з токи зору відповідності стандартам ЄС, так і правових неузгодженостей в самому законопроекті, про що зауважували експертне і юридичне управління Апарату Верховної Ради України) та щодо неадекватно швидкого просування без належного громадського обговорення, даний законопроект був відкликаний Урядом для доопрацювання питання законодавчого врегулювання електронних закупівель..

Існуюча недостатня правова визначеність щодо е-закупівель (як  результат незатверджених двох вказаних  рішень Уряду, так і внаслідок потреби розширення базових вимог до е-закупівель у частині 2 статті 12 Закону) не стала перепоною для започаткування і розвитку ініціатив щодо електронних закупівель.

Мабуть найбільш стрімкою та інформаційно відомою ініціативою на сьогодні є автономна система електронних торгів «ProZorro» (www.prozorro.org) , яка може застосовуватися для закупівель, вартість яких не перевищує встановлених порогових значень закупівлі Законом «Про здійснення державних закупівель». Ця система, ініційована і розроблена у партнерстві волонтерів та ІТ бізнес-структур за активної участі грузинських експертів (що саме по собі є характерним сучасним трендом) та використовується в рамках пілотного проекту кількома замовниками, у тому числі Державним управлінням справами (ДУС), НАК «Енергоатом», Міністерством оборони, Київською міською державною адміністрацією, Львівською міською радою тощо. Розробники модуля електронних аукціонів та організація «Трансперенсі Інтернешнл Україна» підписали меморандум з метою гарантування передачі останній (на безоплатній основі) програмного модуля, використаного в пілотному проекті, а в подальшому — у разі підтвердження ефективності, продуктивності та життєздатності цієї системи – планується передати систему українському уряду, що очевидно потребувати певних правових кроків.  Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 20 травня 2015 р. № 501-р «Про реалізацію  пілотного проекту щодо впровадження процедури електронних закупівель товарів» (у якому хоча і номінально не зазначена саме система «ProZorro», проте за відсутності наразі іншої відомої системи з характеристиками, визначеними у розпорядженні, саме вона мається на увазі) замовники самостійно приймають рішення щодо участі в пілотному проекті. Поряд з цим, навесні цього року на одному з засідань Національної ради реформ було прийнято рішення про необхідність підключення всіх міністерств та інших центральних  органів виконавчої влади до системи «ProZorro» для здійснення зазначених вище допорогових закупівель.

Система «ProZorro» загалом складається з єдиної бази даних, яка використовує відкритий код NOSQL, та єдиної централізованої системи електронних аукціонів, доступ до якої здійснюється через шість окремих комерційних майданчиків, які отримують дохід за рахунок зборів, які сплачують суб’єкти господарювання-учасники аукціонів.

Успішне функціонування електронних закупівель можливе лише за умови готовності замовників і підприємницького сектора в Україні до запровадження нових технологій. Іншими словами, замовники та суб’єкти господарювання на всій території України повинні вміти користуватися відповідними новими технічними засобами. Зокрема це означає, що більшість малих та середніх підприємств і замовників місцевого значення в Україні повинні мати певне комп’ютерне обладнання зі широкосмуговим доступом до мережі Інтернет. Раптовий перехід до (в тій чи іншій мірі) обов’язковості електронних процедур закупівель до моменту, коли такі підприємства і замовники  досягнуть достатнього рівня вміння і технічних потужностей, матиме, скоріш за все, негативний ефект та може позбавити їх можливості брати участь у закупівельному процесі.

Запровадження електронних закупівель не може бути відірваним від інших систем державного управління та повинно передбачати можливість налагодження взаємодії із системою управління державними фінансами з метою узгодження діяльності у сфері державних закупівель з бюджетною системою. Це може, наприклад, сприяти запровадженню автоматизованих систем для запобігання плануванню та ініціюванню процедур державних закупівель за відсутності необхідних бюджетних асигнувань або за відсутності обґрунтованої потреби. Дуже добре, якби система е-закупівель могла би взаємодіяти не лише із системою управління державними фінансами, але і з державними реєстрами з метою забезпечення можливості виявлення та надання різних типових документів учасників, таким чином звільняючи останніх від необхідності щоразу збирати повний пакет документів для участі в торгах. Саме з цих причин важливо від самого початку забезпечити відповідність розроблюваної системи електронних закупівель з іншими системами електронного урядування, наприклад, шляхом стандартизації даних та структурування інформації.

Електронні державні закупівлі в Україні — це свого роду неорана нива, що дає змогу впровадити найпростішу форму електронних закупівель у державному секторі без жодних обмежень, пов’язаних із необхідністю гармонізації з наявними системами або середовищами, які лише формуються.

Використання сучасних інформаційних технологій у сфері державних закупівель надає істотні переваги в порівнянні з традиційними способами проведення закупівель, які основані на паперовому документообігу.

Застосування процедури електронного реверсивного аукціону буде сприяти:

·            зниженню рівня корупції;

·            істотній економії бюджетних коштів - до 20% загальної суми замовлень;

·            підвищенню оперативності проведення процедур закупівлі;

·            зростанню ефективності процесу підготовки до закупівельної процедурі;

·            забезпеченню відкритості та прозорості використання державних коштів;

·            значному підвищенню рівня конкуренції серед учасників торгів (на 5-10% буде збільшено кількість фірм-учасників);

·            довірі з боку громадян та суб'єктів підприємницької діяльності до органів державної влади і, як наслідок, соціально-економічному розвитку країни;

·            отриманню доступу до державних замовлень малими та середніми підприємствами, у тому числі з віддалених регіонів країни.

В даний час компанія «УЕТП» має в своєму розпорядженні якісну технологічну базу, сучасне програмне забезпечення, розвинуту інфраструктуру і повністю готова до проведення процедури електронного реверсивного аукціону відповідно до Закону України «Про здійснення державних закупівель».