Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві органу виконавчої влади, підприємства, оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ юридичної служби розробляється керівником юридичної служби та затверджується керівником органу виконавчої влади, підприємства.
Розміщення справу у номенклатурі юридичної служби повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються.
Номенклатура справ юридичної служби складається в трьох примірниках: перший примірник – недоторканий, зберігається в юридичній службі; другий примірник – передається в канцелярію органу виконавчої влади, підприємства; третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
На підприємстві юридичній службі рекомендується вести таку номенклатуру справ:
· Основні документи, що регулюють діяльність юридичної служби (положення про юридичну службу, посадові інструкції працівників юридичної служби; положення про претензійно-позовну роботу тощо);
· Матеріали перевірок діяльності юридичної служби;
· Висновки з питань дотримання трудового законодавства;
· Листування з правових питань;
· Листування про складання договорів та угод, форми договорів;
· Кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів (наказів, інструкцій, правил та ін.);
· Листування про застосування трудового законодавства;
· Заяви, висновки з питань житлового законодавства та розв’язання конфліктів з житлових питань;
· Листування про розбір конфліктів з житлових питань;
· Судово-господарські справи;
· Листування про господарську практику та ведення господарських справ;
· Картотеки, книги реєстрації господарських справ;
· Листування претензійне про постачання, підряди ти послуги;
· Журнали обліку претензій та позовів;
· Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, характеристики), що подаються до судових органів з кримінальних та цивільних справ: копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов;
· Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів;
· Постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення;
· Листування про адміністративні стягнення;
· Висновки комісій з трудових конфліктів;
· Листування про трудові конфлікти;
· Книги записів юридичних консультацій.
В установі, підприємстві, організації номенклатура справ затверджується керівниками на основі номенклатури вищестоящої організації, якій підпорядковується дана установа чи організація.
У разі надання пропозиції юридичною службою з приводу складення номенклатури справ, враховуючи особливості діяльності органу виконавчої влади, можна використовувати вищевказану номенклатуру справ для підприємства.
Головний спеціаліст Луцького районного управління юстиції – Інна Кирилюк