1. Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.
Це означає, що в ході підготовки відповідної форми звернення особа повинна пересвідчитись у тому, чи належить до компетенції відповідного суб'єкта, якому адресується звернення, вирішення порушеного у зверненні питання. У зв'язку з цим заявник має володіти інформацією про сферу дії відповідного суб'єкта, його правовий статус та повноваження. Особливу увагу слід звернути на структуру відповідного органу, тобто визначитись із тим, хто є безпосереднім його керівником та кому відповідний орган чи посадова особа підпорядковані. Так, якщо рішення за зверненням приймає відповідний керівник в районі, то звернення має бути адресоване йому, а не його вищестоящому керівникові в область. У тому випадку, коли звернення, на думку заявника, не розглянуто - відповідне звернення у вигляді скарги може бути спрямоване вищестоящому керівництву. Дані про компетенцію органів державної влади та місцевого самоврядування можна одержати у спеціальних нормативно-правових актах (наприклад, Закон України "Про місцеве самоврядування в Україні", Закон України "Про місцеві державні адміністрації", Закон України "Про міліцію" тощо). Повноваження посадових осіб регламентуються відповідними посадовими обов'язками (інструкціями), які затверджуються їх керівниками. Правовий статус підприємств, установ та організацій регламентується їх засновницькими документами.
2. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім 'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.
В ході підготовки звернення особа у правому верхньому куті документа повинна вказати свої персональні дані, а саме: прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання. Рекомендуємо також обов'язково зазначати засоби зв'язку (телефон, факс, електронну пошту), оскільки завдяки цьому особа, що розглядає звернення, матиме змогу оперативно зв'язатися із заявником для з'ясування додаткових питань, що сприятиме розгляду звернення.
Викладаючи суть порушеного питання, слід чітко сформулювати, в чому полягає проблема, з якою особа звертається. Бажано конкретизувати фактичні обставини питання та можливі шляхи його розв'язання.
Після викладу суті порушеного питання слід послатися на норми чинного законодавства, які регламентують суспільні відносини, з приводу яких подається звернення.
Підсумком складення документа є формулювання відповідної прохальної частини чи вимоги заявника. Також їх слід формулювати якомога стисло та чітко.
3. Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.
Про форму звернення зазначено вище. Що стосується письмового звернення, то його слід подавати таким чином, щоб у заявника залишилися докази його подання. У зв'язку з цим нами пропонуються два способи подання: 1) звернення подається через канцелярію (загальний відділ) чи безпосередньо посадовій особі у двох примірниках. Перший примірник надається адресатові, а на другому примірнику, який залишається у заявника, проставляється відмітка про одержання, вхідний номер та підпис особи, що Його прийняла;
2) Звернення направляється через пошту рекомендованим листом з повідомленням про вручення, цінним листом, або кур'єрським зв'язком.
Звернення може бути подано представником особи за умови наявності на це відповідних повноважень (представником за довіреністю, законними представниками (батьки або особи, що їх замінюють, опікун, піклувальник тощо).
4. Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).
В такому випадку мова йде про одноосібні та колективні звернення громадян. У колективному зверненні персональні дані у верхньому правому куті документа вказуються стосовно всіх заявників. Слід мати на увазі, що колективні звернення мають стосуватися питань відповідного кола осіб та за предметом звернення повинні бути спільними, тобто стосуватися прав відповідного колективу людей.
5. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.
Письмові звернення підписуються заявником (заявниками). Підпис ставиться в кінці документа в правому куті. Також після підпису зазначаються прізвище та ініціали заявника. Неодмінним атрибутом звернення є дата його складання та подачі, яка проставляється в кінці документа зліва. Зазначаються число, місяць та рік подачі документа. Якщо звернення складається на кількох аркушах паперу, то їх слід пронумерувати і бажано на кожному з них поставити підпис особи, що унеможливить варіант відписки через недостатність вказаних даних чи заміни того чи іншого аркуша.
Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження. До того ж заявникові має бути чітко зазначено на те, що слід виправити у документі.
Громадяни мають право звертатися до органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, посадових осіб українською чи іншою мовою, прийнятною для сторін. Рішення щодо звернень громадян та відповіді на них оформляються відповідно до вимог законодавства про мови. Такі рішення та відповіді можуть бути викладені в перекладі мовою спілкування заявника.
Головний спеціаліст Луцького районного управління юстиції Інна Кирилюк
