Конституція України гарантує право громадян на звернення в державні органи різного рівня, до посадових осіб цих органів.
Стаття 22 Закону України «Про звернення громадян» - зобов'язує керівників і інших посадових осіб органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності вести особистий прийом громадян.
З метою встановлення механізму реалізації Закону "Про звернення громадян", Міністерством юстиції України наказом № 26/5 від 18 березня 2004 року, затверджена Інструкція про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління .
Порядок проведення особистого прийому громадян передбачений п.4 цієї Інструкції, і визначає загальний його механізм в наступній редакції:
4.1. Особистий прийом громадян проводиться в усіх органах та установах юстиції, а також за місцем роботи та проживання населення тими керівниками та посадовими особами органів та установ, які мають право приймати рішення з питань, що входять до їхньої компетенції.
4.2. Графіки особистого прийому громадян в органах та установах юстиції затверджуються керівниками цих органів. Графіки особистого прийому громадян за місцем їх проживання і роботи погоджуються відповідно з місцевими державними адміністраціями, адміністрацією підприємств, установ, організацій.
4.3. Графік особистого прийому громадян з зазначенням прізвищ посадових осіб, які повинні приймати відвідувачів, часу й місця приймання вивішується в приміщеннях органів та установ юстиції в місцях, зручних для вільного огляду. Про особистий прийом громадян за місцем їх роботи і проживання оголошується не пізніше ніж за п'ять днів до прийому.
4.4. Особистий прийом проводиться регулярно в установлені дні та години в зручний для громадян час за місцем їх роботи і проживання. При вирішенні питання про час прийому враховуються внутрішній трудовий розпорядок роботи органів та установ юстиції, а також інші місцеві умови й можливості. Графіки особистого прийому доводяться до відома громадян.
4.5. Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються в загальному порядку. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.
4.6. Для особистого прийому громадян в органах та установах юстиції існують спеціальні кімнати (приймальні), які обладнуються належним інвентарем і забезпечуються юридичною літературою та нормативно-правовими актами. Вхід до приймальні має бути вільний, без оформлення перепусток.
4.7. Попередній запис на особистий прийом до Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра здійснюється відповідно до окремо затвердженого Порядку.
4.8. У особистому прийомі громадян можуть брати участь їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому законом порядку. Особам, які не перебувають у родинних або юридично значимих відносинах з особами, що звернулись на особистому прийомі, забороняється перебувати в приміщенні, де він проводиться.
4.9. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань може залучити до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів органу чи установи юстиції або одержати від них потрібну інформацію.
4.10. Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства здійснюється у загальному порядку, при потребі - за участю перекладача.
4.11. Особи, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.
4.12. Особистий прийом громадян проводиться від імені органу або установи юстиції. Прийом починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з даного питання громадянин вже звертався до цього органу чи установи юстиції, то перед початком бесіди вивчаються наявні матеріали.
В заявника може бути витребувані його документи, що засвідчують особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи. Відсутність такого документа, згідно з вимогами статті 5 Закону України "Про звернення громадян", має бути підставою для відмови в прийомі.
4.13. Питання, з якими звертаються громадяни, по змозі розв'язуються під час особистого прийому. Особа, яка веде прийом, керується законодавчими та іншими нормативними актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:
4.13.1. Задовольнити прохання чи вимогу й повідомити відвідувача про порядок і строк виконання прийнятого рішення.
4.13.2. Відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення.
4.13.3. Прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і строк розгляду його звернення.
4.13.4. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції органів або установ юстиції, то посадова особа, яка веде приймання, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися за його вирішенням, і по змозі надає в цьому допомогу (дає адресу, номер телефону і таке інше).
4.14. Керівництво органу або установи юстиції зобов'язане забезпечити особистий прийом всіх громадян у день їх звернення з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку органу чи установи. Несвоєчасний початок особистого прийому та припинення його раніше встановленого строку неприпустимі.
4.15. Дані про особу, що звернулася до органу чи установи юстиції, а також короткий зміст питань, з якими вона звернулася, і результати їх розгляду записуються у картках або журналах.
Головний спеціаліст Луцького районного управління юстиції – Інна Кирилюк
